HR-напарник — логотип HR-напарник

Документация платформы HR-напарник

ДОКУМЕНТАЦИЯ ВНЕДРЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТЬ Для HR, внутренних коммуникаций, IT и ИБ

Всё, что спрашивают службы компании перед запуском: для IT и ИБ — архитектура, безопасность, SSO и интеграции; для HR и внутренних коммуникаций — методология, контент и аналитика. Плюс дорожная карта внедрения и документы для закупки. Страницу можно переслать коллегам вместо десятка писем.

On-Premise данные не покидают контур компании
3 дня стандартный цикл внедрения
4 недели пилот в демо-режиме на фокус-группе
≤ 1 часа время ответа поддержки
152-ФЗ соответствие закону о ПДн
Навигация по странице

Дорожная карта внедрения

Стандартный цикл: 3 дня внедрения — сервер, доступы, база знаний и бренд; затем 4 недели пилота в демо-режиме на фокус-группе — с замером эффекта и пополнением базы; дальше — раскатка на всех сотрудников. Тяжёлые интеграции (SAML, OData-синхронизация с 1С) могут добавить дни — график фиксируем на старте.

ШАГ 1 · ДНИ 1–3 Внедрение Сервер, SSO, 1С:ЗУП, база знаний и бренд
ШАГ 2 · НЕДЕЛИ 1–4 Пилот (демо) Фокус-группа, обратная связь, пополнение базы
ШАГ 3 Масштабирование Раскатка на всех сотрудников по готовности
Этап Срок Что происходит
Техническая подготовка День 1 Сервер (Windows/Linux) или Docker, HTTPS с корпоративным сертификатом, первый запуск через мастер
Доступ и интеграции День 2 SSO (AD/LDAP/OIDC/SAML), подключение 1С:ЗУП (CSV/XML или OData), пилотная синхронизация оргструктуры, тест увольнения/блокировки
Наполнение и брендирование День 3 FAQ и база знаний, категории и синонимы поиска, брендирование (логотип, цвета, welcome), роли администраторов
Пилот (демо-режим) Недели 1–4 Фокус-группа, сбор обратной связи, пополнение базы, замер эффекта цифрами кабинета HR
Масштабирование После пилота Раскатка на всех сотрудников по готовности

Мастер первичной настройки встроен в админ-панель: он ведёт HR и IT по обязательным шагам запуска (FAQ, точность поиска, способ входа, бренд, вовлечение, 1С:ЗУП, лицензия, надёжность) и не даёт «забыть» критичный пункт.

Матрица ресурсов заказчика

Роль заказчика Время Задачи
Системный администратор / DevOps ~4–8 ч Сервер, Docker/окружение, HTTPS, автоперезапуск (watchdog/systemd)
Специалист по ИБ ~2–4 ч Аудит конфигурации, согласование способа входа и регламента ПДн, проверка аудита
Куратор от HR / внутренних коммуникаций ~8–12 ч FAQ и контент, календарь опросов и рассылок, пилотная группа

Со стороны вендора: установка, настройка SSO и 1С, обучение администраторов и поддержка пилота — на весь период действия лицензии.

Как представить платформу компании

Восприятие платформы закладывается в первые две недели. Ниже — практика удачных запусков: что работает и что вредит.

Что работает

  • Анонс от спонсора. Письмо или пост от HR-директора (или выше) за 2–3 дня до запуска: зачем платформа, что изменится, ссылка. Встречать платформу должен человек, а не «система».
  • Живой показ. 2–3 минуты на летучке: задать боту реальные вопросы компании («как оформить отпуск», «когда зарплата») — сильнее любого описания.
  • Старт в привязке к событию. День онбординга новичков, корпоративное событие — естественный повод зайти.
  • Welcome-страница новичка. Персональное приветствие с бенефитами, правилами и контактами — первый контакт становится частью адаптации.
  • Контент по расписанию на 2 недели вперёд. Календарь мемов, цитат и поздравлений заполняется до запуска — канал не «пустеет».
  • Чемпионы в подразделениях. Вопросы коллег без ответа закрываются и анонсируются: «вы спросили — мы добавили».
  • Дозирование. Дневные лимиты рассылок и подписки по интересам — польза без перегруза.
  • Первый опрос — лёгкий. Через 1–2 недели после запуска, когда аудитория уже попробовала.

Чего избегать

  • Тихий запуск без анонса — платформу воспримут как «ещё одну обязанность».
  • Обязаловка «все обязаны зайти» — убивает доверие, растут нерелевантные запросы.
  • Перегруз в первый день: несколько рассылок и опрос одновременно.
  • Юмор без сверки с культурой компании — включайте модули постепенно, смотрите оценки «понравилось / не понравилось».
  • Завышенные обещания («ответит на любой вопрос») — бот отвечает по базе знаний, честность сохраняет доверие.
  • Забросить после пилота: если база не пополняется по сигналам «не то», сотрудники перестают спрашивать.

Что входит в поставку

Документы для закупки

Понимаем, что закупка — это не только цена. Готовим пакет документов быстро и полностью:

Запросить пакет — через форму «Контакты» на главной странице.

Архитектура и модель поставки

Основная модель — On-Premise, в контуре заказчика. Платформа разворачивается полностью внутри корпоративной сети: данные сотрудников, история диалогов, статистика и файлы не покидают периметр компании. Вендор не получает доступ к персональным данным и не выступает оператором ПДн — оператором остаётся заказчик.

Безопасность и соответствие требованиям

Персональные данные. ПДн не собираются и не хранятся разработчиком — исключительно у заказчика. База данных, вложения, логи и резервные копии находятся на сервере заказчика; продукт работает в изолированном контуре, без доступа в интернет и без подключения к серверам разработчика. Все изменения вносят администраторы заказчика через встроенную админ-панель. Это существенно упрощает выполнение 152-ФЗ и локализационных требований 242-ФЗ.

Транспортное шифрование. HTTPS с корпоративными сертификатами заказчика: сертификат и ключ подключаются из папки ssl/ без изменения кода. Внутрикорпоративный HTTP-трафик допустим в изолированном сегменте сети.

Хранение секретов. Пароли администраторов и сотрудников — только хэши PBKDF2-SHA256 с уникальной солью: открытые пароли не хранятся, не логируются и не возвращаются через API. Пароль SMTP, секреты LDAP/OIDC/SAML и учётные данные 1С лежат в отдельных файлах — API отдаёт только признак «задан/не задан». Секрет сессий — через переменную окружения; конфигурация валидируется при старте, дефолтный секрет блокируется предупреждением.

Права внутри продукта. Ролевая модель с разграничением прав — super_admin, hr_admin, content_curator, analyst, technical_admin и кастомные роли. Права проверяются на сервере на каждый запрос из базы, а не из сессии: отзыв роли действует немедленно, даже на открытые вкладки.

Аутентификация и корпоративные каталоги (SSO)

Способы входа переключаются администратором в разделе «Сервис → Доступ»; переключение фиксируется в аудите. Все перечисленные способы — рабочие:

Способ входа Сценарий
Корпоративная почта Вход по email с проверкой корпоративного домена, без пароля
Локальные пароли Email + пароль (PBKDF2-хэш в БД), смена пароля сотрудником, сброс администратором с временным паролем по email
LDAP / Active Directory Bind через сервисную учётную запись, поиск пользователя, проверка пароля в AD; fallback на почту при недоступности каталога
SSO OIDC Authorization Code Flow с discovery документа IdP (Microsoft Entra ID, Keycloak, Okta и аналогичные)
SSO SAML 2.0 SP-initiated и IdP-initiated вход, валидация подписи ответов IdP, настройка ACS / entity ID
Маппинг групп на роли Автоматическое назначение админских ролей по членству во внешних группах AD/LDAP/SAML/OIDC; маппинг на super_admin запрещён

Защита от ошибочного включения: LDAP/OIDC/SAML активируются только после успешной проверки подключения из админ-панели; при недоступном сервере IdP настройки сохраняются как черновик без смены рабочего входа.

Бесшовный доступ: рекомендации для IT

Вовлечённость чаще всего теряется на первом экране входа. Что сохраняет пользователей:

Что работает

  • Вход без нового пароля. Корпоративная почта с проверкой домена или LDAP/AD / OIDC / SAML — или ввести локальный пароль один раз: сессия сохраняется надолго, без ежедневных входов.
  • Одна каноническая ссылка. Закрепить адрес платформы на корпоративном портале и в закладках браузера; ярлык на рабочих столах можно разложить групповыми политиками.
  • QR-код для мобильных. На онбординг-материалах и стендах — вход с телефона без набора адреса.
  • HTTPS с корпоративным сертификатом. Сертификат и ключ подключаются из папки ssl/ без изменения кода — браузер не пугает предупреждениями.
  • Проверка SSO до включения. Настройки сохраняются как черновик, пока проверка подключения не пройдена, — рабочий вход не сломается.
  • Автоматический отзыв доступа. Синхронизация с 1С:ЗУП блокирует вход уволенного сотрудника.
  • Любой браузер. Устанавливать ничего не нужно — не ограничивайте сотрудников одним типом устройств.

Чего избегать

  • Отдельный пароль «ещё к одному сервису» — забытый пароль означает потерянного пользователя.
  • Ссылка «в трёх кликах вглубь портала» — путь до чата должен быть одним нажатием.
  • Самоподписанный сертификат без доверия — предупреждение браузера подрывает доверие с первой секунды.
  • Несколько разных адресов платформы — выберите один канонический для всех материалов.

Интеграции с кадровыми системами

1С:ЗУП — готовый модуль синхронизации. Импорт сотрудников из CSV/XML с dry-run режимом; автоматическая синхронизация по расписанию через OData-веб-сервис 1С (базовая и NTLM-аутентификация, пагинация); жизненный цикл — приём, перевод, увольнение: увольнение автоматически блокирует вход в платформу, история изменений хранится в аудите кадровых событий. Учётные данные к 1С — в изолированном файле, не в общих секретах.

Прочие HRIS и CRM подключаются через открытый REST API и механизм импорта пользователей; готовые коннекторы к популярным системам — в плане развития продукта.

Каналы доставки и уведомления

Эксплуатация: регламенты и надёжность

Поддержка и уровень обслуживания

Поставка On-Premise: платформа работает на инфраструктуре заказчика, доступность определяется его инфраструктурой. Вендор обеспечивает техническую поддержку на весь период действия лицензии:

Частые вопросы IT и безопасности

Где хранятся данные и ответы?
На вашей инфраструктуре: собственный сервер, частное облако или изолированный сегмент сети. База знаний, вопросы сотрудников и отчёты не покидают контур компании. Подробнее — на странице «Безопасность и защита данных» этого сайта.
Вопросы сотрудников уходят во внешние нейросервисы?
Нет. Поиск по базе знаний работает локально, внутри продукта. Формулировки вопросов не отправляются ни в российские, ни в зарубежные нейросетевые API.
Что нужно для развёртывания и сколько это займёт?
Поставка — в виде Docker-контейнеров на вашу инфраструктуру. Стандартное внедрение занимает 3 дня и не требует выделенной команды: часы администратора — по матрице ресурсов выше, остальное делает наш специалист внедрения.
Сколько сотрудников выдержит система?
Расчётная нагрузка — 500–700 активных сотрудников, готовность подтверждена нагрузочными тестами; отчёт входит в поставку. Ролевая модель разграничивает доступ — от администратора до куратора контента.
Как устроены резервные копии и восстановление?
Плановые резервные копии по встроенному планировщику: не менее 30 дней и 5 последних копий, последняя точка восстановления не удаляется. Перед переносом на сервер выполняется штатный тест восстановления на копии.
Какие браузеры и устройства у сотрудников? Что нужно устанавливать?
Ничего устанавливать не нужно: бот работает в браузере — на компьютере и телефоне. Сотрудник просто открывает страницу и задаёт вопрос, опечатки он понимает с полуслова.
Можно ли прогнать вашу ИБ-анкету?
Да. Пришлите анкету безопасности вашей компании — ответим по пунктам и покажем развёртывание в тестовом контуре. Запросить — через форму «Контакты» на главной.
Какие метрики доступны для мониторинга?
Health-эндпоинты /health, /ready, /live и метрики в формате Prometheus. Ежемесячный авто-контроль (размер БД, свободное место, свежесть backup) складывает отчёт в диагностическую папку и показывает напоминание в админ-панели.
Как блокируется доступ уволенного сотрудника?
При синхронизации с 1С:ЗУП увольнение автоматически закрывает вход в платформу; история изменений хранится в аудите кадровых событий. Отзыв прав действует немедленно, даже на открытые вкладки.

Логика вовлечения: почему сотрудники отвечают

Платформа строит вовлечённость на регулярных микроконтактах с низкой когнитивной нагрузкой, а не на редких «тяжёлых» опросах:

Результат для HR: платформа становится ежедневной привычкой, а не «ещё одной корпоративной системой», в которую заходят по принуждению.

Опросы мнения: мероприятия, проекты, изменения

Связка «опрос → результат → действие» замыкает контур вовлечённости: сотрудники видят, что их мнение учитывается, а HR получает ранний сигнал до того, как недовольство отразится на удовлетворённости (eNPS).

Аналитика и показатели

Реагирование на сигналы (для HRBP)

Управление фан-контентом

База знаний и онбординг новичков

Таргетирование и планировщик

Брендирование (white-label)

Полная кастомизация под бренд заказчика без правки кода: название, логотип, favicon, цвета, фон, footer и шрифты (основной, заголовки, моноширинный) — из админ-панели. Сотрудник видит сервис компании, а не «чужой продукт».

Частые вопросы HR, PR и закупки

Что нужно загрузить в базу знаний и в каком виде?
Инструкции, регламенты, ответы на частые вопросы — в любом привычном виде: документы, таблицы, страницы вики. Структурировать ничего не нужно: мы помогаем с переносом, и к концу первого дня база уже отвечает как ваши лучшие HR.
Сотрудник спросил то, чего нет в базе. Что произойдёт?
Бот не выдумывает ответ. Он честно скажет, что не знает, — а вопрос попадёт в отчёт «без ответа» для HR. Заполняете пробел один раз — вопрос больше не повторяется.
Видит ли HR, кто и о чём спрашивал бота?
Кабинет HR показывает картину по темам: топ вопросов, оценки ответов, вопросы без ответа, настроение команды. Смысл инструмента — снять поток рутины, а не следить за людьми: HR видит агрегированные отчёты, а не личные диалоги сотрудников.
Можно ли отключить мемы и котиков и оставить деловое общение?
Да. Мемы, котики, анекдоты и цитаты — это отдельные модули вовлечения, а не обязательная часть. Включайте только то, что соответствует культуре вашей компании: бот будет одинаково хорош и в строгом режиме.
Как HR покажет эффект руководителю?
В кабинете HR есть готовые отчёты: сколько вопросов закрыл бот, топ тем, оценки ответов, вопросы без ответа, динамика настроения команды (eNPS). Это цифры для доклада — без ручного подсчёта.
Кто и как часто обновляет базу? Это сложно?
Базой управляет HR без программистов: изменить ответ или добавить вопрос — это правка текста в админке. Обучение занимает один час. Если появился новый регламент — вечером отредактировали, утром бот уже в курсе.
Не заменит ли бот наш HR-отдел?
Нет. Бот забирает рутину — «когда зарплата», «как оформить отпуск», «где найти форму заявления». Освободившееся время HR тратит на людей: адаптацию, развитие, сложные случаи. Бот — напарник, а не замена.
Как рассказать сотрудникам о боте при запуске?
Мы пришлём готовый текст-анонс для рассылки и подскажем, как провести первый день: с демо, примерами вопросов и мини-тестом для самых любопытных. Рекомендации по анонсу — в разделе «Как представить платформу компании» выше.
У нас сотрудники говорят не только по-русски. Что делать?
Сегодня основной фокус — русский язык сотрудников. Если в компании много иностранцев или нужен второй язык — напишите нам, обсудим ваш случай индивидуально.
Сколько стоит и как считать лицензию под наш размер?
Тарифы зависят от размера команды — от «Стажёра» для небольшой компании до «Лиги» для тысяч сотрудников. Тарифы опубликованы на главной в разделе «Тарифы», а расчёт под ваш размер подготовим за один день.
Что входит в лицензию?
База знаний вашей компании, поиск с пониманием опечаток, кабинет HR с отчётами, работа под вашим брендом и модули вовлечения по желанию. Один год поддержки и обновлений включён — продление без переустановки.
Можно ли начать с пилота?
Да, это нормальный путь: 4 недели пилота в демо-режиме на одном подразделении, замер эффекта цифрами из кабинета HR — и масштабируете на всю компанию. До пилота подписываем NDA.
Как проходит оплата и закрывающие документы?
Работаем по безналичному расчёту по договору: счёт → поставка → акты. Документы для бухгалтерии готовим с нашей стороны — от вас нужен только шаблон договора, если он у вас стандартный.
Что вы гарантируете, если что-то сломается?
Продукт работает в вашем контуре и не зависит от внешних сервисов, поэтому не «падает» из-за чужих сбоев. Время ответа поддержки — до 1 часа на весь период лицензии; уровень поддержки фиксируем в договоре.
Мы решим не продолжать — что с нашими данными?
База знаний и данные — ваши: они и так хранятся на вашей инфраструктуре. Порядок передачи и удаления данных при завершении работы фиксируем в договоре.

Покажем всё в живом демо

Лучший способ решить — увидеть, как бот отвечает на вопросы вашей команды. Демо занимает одну минуту и работает без регистрации.

Открыть живое демо Или оставьте заявку — вернёмся с расчётом и пакетом документов